KI drevet effektivisering for Fiskeridirektoratet

Fiskeridirektoratet publiserer hvert år mellom 250 og 300 J-meldinger på sine nettsider. Dette er juridiske meldinger som informerer næringen og offentligheten om nye og endrede forskrifter og reguleringer.

Item har utviklet en KI-støttet publiseringsløsning som gjør dette arbeidet raskere, tryggere og mindre manuelt. Løsningen gjør Word-dokumenter om til strukturert webinnhold i Enonic XP, og oppretter ferdige utkast som webredaktørene kan kontrollere, justere og publisere.

Prosjektet viser hvordan KI kan brukes målrettet til å effektivisere en konkret og forretningskritisk arbeidsprosess i offentlig sektor. Ved å kombinere KI med eksisterende publiseringsplattform, tydelig menneskelig kontroll og solid teknisk arkitektur har Fiskeridirektoratet fått en løsning som reduserer manuelt arbeid, øker kvaliteten og gjør publisering av juridisk innhold betydelig mer effektivt.

Løsningen er et godt eksempel på praktisk KI-anvendelse: ikke som en erstatning for fagpersoner eller redaktører, men som et verktøy som fjerner tidkrevende oppgaver og lar mennesker bruke mer tid på kvalitet, vurdering og innhold.

Dette har vi laget

• En skreddersydd KI-støttet publiseringsløsning for Fiskeridirektoratets juridiske J-meldinger.
• Løsningen gjør Word-dokumenter om til strukturert webinnhold i Enonic XP.
• Redaktøren laster opp dokumentet direkte i CMS-et med dra-og-slipp.
• Systemet tolker innholdet, rydder formatering og fyller ut riktige felter automatisk.
• Det opprettes et ferdig utkast som redaktøren kan kontrollere, justere og publisere.
• KI brukes målrettet på krevende formatering og strukturering, uten å overta faglig eller juridisk kontroll.
• Løsningen sparer tid, gir mer konsistent HTML og gjør publiseringsprosessen tryggere og mer effektiv.

Om prosjektet

Fiskeridirektoratet er myndighetenes rådgivende og utøvende organ innen fiskeri- og havbruksforvaltning i Norge. På direktoratets nettsider publiseres J-meldinger for å informere om nye og endrede forskrifter og reguleringer.

Publisering av J-meldinger er en viktig oppgave med høye krav til kvalitet, presisjon og etterrettelighet. Innholdet er juridisk bindende og må gjengis korrekt, samtidig som det skal være tilgjengelig og forståelig for brukerne av nettstedet.

Før prosjektet var publiseringsprosessen preget av omfattende manuelt arbeid. Webredaktørene måtte kopiere innhold fra Word-dokumenter, lime det inn i riktige felter i Enonic, rydde i formatering og tilpasse innholdet til HTML. Særlig komplekse dokumenter med mye tekst, tabeller eller ujevn Word-formatering kunne være tidkrevende å publisere.

Beskrivelse av utfordringen

Utfordringen var ikke bare å spare tid. Siden innholdet er juridisk, måtte løsningen også ivareta krav til nøyaktighet, sporbarhet og manuell kontroll.

Det var derfor viktig å utvikle en løsning som kunne bruke KI der teknologien ga reell verdi, men uten å overlate publisering eller juridisk vurdering til automatiserte prosesser.

Prosjektet startet med en grundig kartlegging av eksisterende arbeidsprosesser, teknisk løsning og behovene til webredaktørene. Målet var å etablere et tydelig felles målbilde og prioritere de delene av prosessen som ga størst gevinst å effektivisere.

Beskrivelse av løsningen

Resultatet ble en KI-drevet løsning med Enonic XP som ryggrad og brukergrensesnitt. Webredaktøren kan laste opp en J-melding i dagens Word-mal direkte i Enonic. Løsningen analyserer dokumentet, konverterer innholdet til HTML og oppretter automatisk et utkast av typen J-melding i Content Studio med ferdig utfylte felter.

Kjernen i løsningen er en backend-modul utviklet i Java. Modulen er designet slik at den kan installeres direkte i Enonic, brukes i et Spring-basert API eller kjøres via en CLI-versjon for testing og analyse av Word-dokumenter.

Modulen håndterer konverteringen fra Word til HTML. De delene av dokumentet som har krevende, ujevn eller feilaktig formatering, sendes til en KI-modell for vask og korreksjon. Deretter returneres en komplett HTML-versjon av J-meldingen.

Løsningen publiserer ikke innhold automatisk. Den oppretter et utkast som webredaktøren kan kontrollere, justere og publisere manuelt. Etter prosessering får redaktøren også en rapport eller kvittering som gir tilbakemelding om treffsikkerhet og eventuelle forhold som bør kontrolleres.

Verdi for kunden

Løsningen gir Fiskeridirektoratet en mer effektiv og robust prosess for publisering av J-meldinger. De mest manuelle og tidkrevende oppgavene knyttet til kopiering, innliming og formatering er automatisert, samtidig som webredaktørene beholder kontroll over kvalitetssikring og endelig publisering.

For kunden betyr dette:

• betydelig redusert tidsbruk per J-melding
• mindre manuelt arbeid for webredaktørene
• lavere risiko for feil ved kopiering og formatering
• mer konsistent HTML og struktur i publisert innhold
• bedre utnyttelse av Enonic XP som eksisterende publiseringsplattform
• trygg bruk av KI innenfor en kontrollert og etterrettelig prosess
• raskere vei fra ferdig juridisk dokument til publiserbart utkast på nettsiden

Hvilken kompetanse som er benyttet

Prosjektet kombinerte domeneforståelse, systemutvikling, KI-kompetanse, Enonic XP-kompetanse og DevOps-erfaring.

Følgende kompetanseområder ble benyttet:

Innsikt og rådgivning
Teamet gjennomførte kartlegging av eksisterende arbeidsprosesser, tekniske forutsetninger og brukerbehov. Dette la grunnlaget for et løsningsforslag som var realistisk, målrettet og tilpasset Fiskeridirektoratets faktiske arbeidshverdag.

Enonic XP og publiseringsløsninger
Løsningen ble utviklet med Enonic XP som brukergrensesnitt og teknisk ryggrad. Dette gjorde at kunden kunne videreføre eksisterende arbeidsflate og unngå innføring av nye kanaler eller separate publiseringsverktøy.

KI/LLM
KI ble brukt selektivt der den ga størst verdi: til å rydde og korrigere krevende formatering fra Word-dokumenter. Teamet jobbet med testing, tilpasning og forbedring av prompts for å sikre høy treffsikkerhet og en trygg prosess.

Backend-utvikling i Java
Det ble utviklet en fleksibel backend-modul for konvertering fra Word til HTML. Modulen kan brukes direkte i Enonic, i et Spring-basert API eller via CLI for testing og analyse.

Skyplattform og DevOps
Teamet planla, satte opp og driftet utviklings- og testmiljøer i Azure. Løsningen ble containerisert og kjørt på Azure Container Apps, med komponenter for Enonic, KI-plattform og LMStudio. Løsningen kan enkelt benytte intern eller ekstern KI-plattform, dette er konfigurerbart.

Sikkerhet og tilgangsstyring
Brukertilgang ble håndtert gjennom Entra ID-integrasjon, og nødvendige komponenter ble vurdert og konfigurert innenfor kundens tekniske og sikkerhetsmessige rammer.

Kontinuerlig leveranse og smidig gjennomføring
GitHub Actions ble brukt til kontinuerlig integrasjon og deployment. Kombinert med tett dialog og direkte tilbakemelding fra kunden i testmiljøet gjorde dette det mulig å levere forbedringer raskt og skape høy tillit underveis i prosjektet.