Digitalisering for perfekt samspill

Stiftet i 1919 med 108 musikere, over 100 000 publikummere og høyt belegg er Oslo Filharmonien (OFO) en ryggrad i norsk musikkliv som også skaper stor internasjonal interesse. Spredt på flere fysiske lokasjoner håndterer administrasjonen program, produksjon, salg/marked, turneer, notebibliotek, personal, økonomi og IKT. OFO hadde behov for å digitalisere, effektivisere og øke kvaliteten på en rekke av de viktige arbeidsprosessene i organisasjonen.

• Beredskap ved turnereiser 
• Rekrutteringsprosessen av musikere til orkesteret
• Håndtering av instrumentforsikringer
• Effektiv endringshåndtering og distribusjon av musikernes timeplan.

• Gode beredskapsrutiner med oversikt, kontroll og varsling ved turnereiser.
• En mer effektiv og kvalitetsikret rekrutteringsprosess av musikere fra hele verden.
• En oversiktlig og mer effektiv måte å håndtere forsikringene til de verdifulle instrumentene på
• Sikre at alle musikere vet når de skal være hvor og spille hva til enhver tid.

Enonic XP som plattform er godt optimalisert for denne typen applikasjoner der man kombinerer behovet for web-sider, skjemaer og støtte for arbeidsflyt. Oslo-Filharmonien har fått applikasjoner som både håndterer åpne nettsider og samtidig gir et sikkert miljø for å behandle dataene.

• Ansattguide med turneadministrasjon og instrumentforsikring
• Prøvespill
• Dynamisk Prøveplan.

Webapplikasjonene er integrert med kjernesystemene som orkesterets spesialiserte plansystem, sms-løsninger, e-post for beredskapsvarsling og kommunikasjon med jobb-søkere.
 

Målet var å få oversikt over hvem som var på turne og tilhørende viktig personlig informasjon, deres pårørende, hvem som benyttet hvilken transport når, hvor deltagerne holdt til og mulighet til å varsle spesifikke grupper basert på dette. I tillegg å ha lister som kunne sendes til myndigheter ved hendelser. De overordnede planene håndteres i kjernesystemet OPAS og data over hvem som skal reise på hvilke turneer ble hentet herifra. Dette ble koblet sammen med ansattinformasjon fra applikasjonen.

I tillegg er musikerenes instrumentene av høy verdi. Det er dermed viktig å ha både god oversikt over disse og deres forsikringsdetaljer.

For både informasjonsflyt og beredskapsvarsling ble applikasjonen integrert med en SMS-skytjeneste og OFO sitt e-postsystem.

Det har også vært et sterkt fokus på GDPR og personvernhensyn for å sikre at applikasjonen oppfyller alle krav og retingslinjer.

Løsningen har hjulpet OFO med:

• Gjort arbeidet med å gjennomføre turneer mer effektivt
• Styrket beredskap ved hendelser.
• Bedre kontroll med instrumentforsikringene og endringer i disse.

Oslo-Filharmonien hadde et behov for en rekrutteringsløsning hvor musikere fra hele verden kan søke på ledige stillinger. Item fikk i oppdrag å lage løsningen som både ivaretar søknadsprosessen, den videre behandlingen gjennom en screening, et eller flere prøvespill i Oslo Konserthus og til slutt valg av musiker.
Løsningen har både effektivisert en tidligere hovedsakelig manuell prosess, men også kvalitetsikret den sånn at OFO fremstår som profesjonelle i møtet med søkerne gjennom hele prosessen.

Viktigste gevinster:

• En mer effektiv og mindre tidkrevende prosess for administrasjonen
• Kvalitetsikrer oppfølgingen av søkerene

Det å gjennomføre øvinger, prøver og konserter for et så stort symfoniorkester som Oslo Filharmonien krever en pinlig nøyaktig personell logistikk og planlegging. Tidligere ble disse planene trykket opp for en hel sesong på papir. Dette krevde en evigvarende informasjonsstrøm om endringer og justeringer gjennom året.

Sammen med produsentene i Oslo Filharmonien digitaliserte vi denne prosessen. Vi henter oppdatert informasjon fra planleggingssystemet OPAS og leverer ut i applikasjonen «Dynamisk Prøveplan». Denne viser til enhver tid hvilke av Filharmoniens musikere som skal være med på hva og når.

Siden musikere bruker mobilen som viktigste digitale verktøy så utviklet vi Dynamisk Prøveplan som en Progressive Web App (PWA). Dette gir musikerne blant annet mulighet for å ha data lokalt på enheten sin og å installere den som en app på disse i likhet med sine andre app’er. Musikerne kan også fra applikasjonen innhente informasjonen som en ical feed og få det inn i sin private kalender. Der vil også endringer reflekteres sånn at alle er oppdatert til en hver tid.

Løsningen har hjulpet OFO med:

• Mindre administrasjon ved endringer i planene
• Alle musikere kan til enhver tid være oppdatert
• Sikrer i stor grad mot feil i personelllogistikken