Hvordan oversette teknologi til forretningsverdi?

Alle ønsker at teknologi og valgt programvare gir reell og langsiktig forretningsverdi.

Derfor er det visse ting du bør huske på når du prøver å rettferdiggjøre nytten av teknologi opp mot forretningsformål, KPI-er og til syvende og sist kostnadsbesparelser eller høyere inntekter.

La oss se på noe av hva du bør fokusere på når du omsetter teknologi til forretningsverdi.

For det første, å oppnå økt forretningsverdi er først og fremst et lederskapsspørsmål, ikke et teknologispørsmål. Det er ledelsen og styret som peker retningen og baner vei for suksess eller ikke.

For det andre, ikke bare kjøp ny teknologi - som en ny markedsføringspakke, en digital plattform eller en avansert programvare - bare fordi den eksisterer eller fordi den er ny på markedet. Gresset er ikke alltid grønnere på den andre siden. Teknologi bør alltid brukes til et formål, og i dette tilfellet betyr det å støtte organisasjonens forretningsprosesser.

Din jobb er å overbevise dine ledere om hvorfor organisasjonen trenger en bestemt teknologi.

CIO, IT-sjef eller tilsvarende er både en del av ledelsen i en organisasjon og en teknolog som kan gå nærmere inn på de mer tekniske sidene av løsningene. McKinsey foreslår at en CIO som lykkes med å forstå forretningsverdien fra IT, utvider sitt handlingsrom utover det tekniske.

Med din hjelp bør CIO kunne vise hvordan teknologi kan gi merverdi til kjernevirksomheten, og optimalisere investeringsverdien.

Som et ekstra tiltak beskriver TechRepublic hvordan en organisasjon kan videreutdanne teknologer i ledelsen, for å ta bedre tekniske beslutninger som er relatert til forretningsverdi. 

De viktigste poengene er å jobbe med kommunikasjon og ledelse, å velge å bli leder selv, eller samarbeide med ledere for å legge en handlingsplan for egenutvikling.

Organisasjonen 3coast har beskrevet en analogi i forbindelse med "øvelsen" å oversette bruk av teknologi til nytteverdi: "Selv om alle har lært å lese og skrive, er de ikke nødvendigvis forfattere." På samme måte, bare fordi noen vet hvordan de skal telle, gjør det dem ikke til forretningsfolk.

For å oversette teknologi til termer en bedriftseier forstår, kreves det at teknologen har identifisert virksomhetens "pains" eller utfordringer, og områder der teknologi kan gjøre prosesser og produkter mer effektive.

Det er viktig å koble "pains", behov, marked osv til teknologien, og hvordan teknologi kan være en støtte. CIO kan være den rette personen til å utføre denne oppgaven, men gitt hans eller hennes travle timeplan, kan oppgaven delegeres til en mer passende kandidat i teamet.

Rasmussen Universitet beskriver hvilke ferdigheter en forretningsteknolog trenger og hvilken vei man bør gå for å bli det. Som de sier: “Det er ikke nok å bare ha kunnskap om relevant teknologi og forretningsspørsmål. For å "nå frem" må du forstå mål og utfordringer på bedrifts-, avdelings- og individnivå."

Videre må man kunne forstå og presentere digital transformasjon eller endring. Dette er en viktig drivkraft i arbeidet for å gjøre et økende antall kjerneprosesser digitale. Som teknolog opererer man da i skjæringspunketet mellom forretning og teknologi. Det er derfor svært viktig å vise forretningsverdien til den underliggende teknologien.

Skal man jobbe med innovasjon av eksisterende prosesser og eventuelt se på nye, eller skal man vedlikeholde de man har? Hvis målet er å for eksempel øke inntektene, får du ingen ny forretningsverdi ved å administrere og vedlikeholde gamle forretningsprosesser.

Det du trenger er et fornyet mål med fokus på innovasjon, en innovasjonsplattform og - hvis omstendighetene krever det - en endring i organisasjonskulturen og mentalitet.

Når det gjelder å oversette innovasjon til forretningsverdi, bør du vurdere dette: av Fortune 500 -selskapene fra 1955 var det i følge AEI bare 60 igjen i 2017. Hva forårsaket denne drastiske endringen? Hovedsakelig ny teknologi, og om selskaper, både nye og gamle, var i stand til å drive innovasjon.

HSO argumenterer imidlertid for et mer balansert forhold mellom innovasjon og vedlikehold av eksisterende forretningsprosesser, og understreker viktigheten av samarbeid med partnere for å nå begge målene. De tror at en "god leverandør av administrerte tjenester er en pålitelig partner for å holde systemene og dataene dine kjørende, slik at virksomheten kan fokusere på innovasjon på andre områder og holde seg foran konkurrentene."

Uansett hvilket alternativ du lander på, innovasjon, vedlikehold eller en kombinasjon, sørg for å veie alle fordeler og ulemper med hver modell opp mot hverandre. Ikke bli blendet av det tilsynelatende grønnere gresset på den andre siden av gjerdet.

Når du omsetter teknologi til forretningsverdi, er det lett å glemme at teknologien skal være et verktøy for å hjelpe deg og kundene dine med å utføre oppgaver og formidle innhold. Derfor bør du ikke glemme kundereisen, og knytte den tett til selskapets bunnlinje.

En grundig og konsekvent kundereise gjør at organisasjonen din beholder kundene på en effektiv og forutsigbar måte. Den vil også tiltrekke seg flere nye kunder gjennom nettverk og "word of mouth", hvilket gjør det enklere å velge ditt selskap.

Kartlegging av alle kontaktpunkter på din digitale kundereise-fra SEO, annonser og blogger til skjemaer, chatbots og selvbetjening, kan bidra til å identifisere svake koblinger og prosesser som ikke gir tilstrekkelig gevinst. Gå metodisk gjennom kundereisen, fjern friksjon og områder som ikke fungerer bra nok, samtidig som du forbedrer kontaktpunktene som fungerer.

Houston Chronicle viser flere fordeler ved å oversette teknologi til forretningsverdi:

• Bedre kommunikasjon med kunder
• Forbedret effektivitet på arbeidsplassen
• Styrket konkurransekraft 
• Kostnadsreduksjon 
• Økonomisk effektivitet

Nye og innovative teknologiske verktøy som Slack, Teams og Google Docs kan drastisk forbedre kommunikasjonen og samarbeidet i organisasjonen og dermed gjøre deg mer effektiv og forbedre bunnlinjen. På samme måte kan det å bruke bedre verktøy for ERP, CMS og CRM oppnå konkurransefortrinn i forhold til konkurrentene ved å definere kundereiser og bruke ressurser optimalt.

ScienceSoft lister opp ytterligere fordeler med IT og virksomhetsjustering, inkludert:

• Mer effektiv risiko- og "complience" håndtering
• Forbedret levering av produkter og tjenester 
• Beslutninger tas på bedre analytisk grunnlag

De lister også opp potensielle fallgruver:

• Mangel på teknisk forståelse
• Uklar forretningsstrategi 
• Mangel på strategisk smidighet

I boken Search of Business Value hevder Robert McDowell og William L. Simon at det er forretningssiden som må ta ansvar for å bygge en business case for teknologi - i motsetning til McKinseys vektlegging av CIO. Leder for forretningsenheten må gå sammen med IT og begrunne bruk av hvilken teknologi. Han eller hun må eie prosjektet og gjøre det hovedsakelig til et forretningsprosjekt, ikke et teknologiprosjekt.

En behovsanalyse bør utføres, og om det er avkastning, netto nåverdi eller et annet måleparameter er opp til teamet å bestemme - men de må stå sammen. Videre må businesscaset være forankret i dagens teknologiske trender, og det må kontinuerlig oppdateres.

Til slutt, businesscaset må vise verdi og må kunne måles (kontinuerlig). Etter å ha bestemt en verdistandard, bør du utføre oppfølgingsrevisjoner og målinger regelmessig for å identifisere styrker og svakheter. Videre må det måles om teknologien har ført til en netto fordel for organisasjonen når det gjelder økte inntekter, spart tid, sparte kostnader og optimalisert ressursbruk.

En revisjon bør også gå gjennom hvor godt endringsledelsesprosessen ble håndtert. Du bør holde prosjekteierne ansvarlige, og dermed motivere dem til å optimalisere ytelsen og arbeidet kontinuerlig.

Selv om forretningsverdien kan bestå av flere forskjellige faktorer og kan variere fra organisasjon til organisasjon, viser Vincent Bieri fra Nextink til tre viktige målinger av ekte forretningsverdi:

• Hvor godt teknologi øker inntektene
• Hvor godt teknologi kan senke kostnadene 
• Hvordan teknologi forbedrer produktiviteten

Ved å identifisere verdien av teknologi må man finne de riktige beregningene som viser effekten på inntekter, kostnadsreduksjon, økt produktivitet, differensiering og kundetilfredshet. Disse beregningene må være hyppig oppdaterte, nøyaktige og knyttet til sluttbrukere eller kundene.

Gartner har også laget en tilsvarende tipunktsliste over hvordan måle forretningsverdi fra IT.

Hvor skal jeg starte?

Å oversette teknologi til forretningsverdi er absolutt ikke en lett oppgave, men husk at det først og fremst er et lederskapsspørsmål og ikke et teknologispørsmål.

Å bygge broer mellom IT og forretningsenheter er et logisk første trinn.

Lag en plan sammen med ditt team. Vurder og videreutvikle kundereisen, se etter forretningsfordeler, lage en business case og etabler metodikk for rutinemessig måling av forretningsverdi. Alt dette er viktig for at teknologi blir en drivkraft bak forretningsverdien.

"If the job is worth doing, it's worth doing well!"

Lykke til!